Szlak Piastowski jest od 2016 roku zarządzany przez dwóch koordynatorów - na terenie Wielkopolski jest nim Klaster Turystyczny "Szlak Piastowski w Wielkopolsce" (www.szlakpiastowski.travel), a na terenie Kujaw - Inowrocławska Lokalna Organizacja Turystyczna (www.visitinowroclaw.pl). Wspólna koordynacja Szlaku Piastowskiego (ponad granicami) jest prekursorskim rozwiązaniem
organizacyjnym w zakresie zarządzania szlakami kulturowymi w Polsce. Szlak Piastowski jest przykładem współpracy dwóch województw, dwóch koordynatorów, kilkudziesięciu jednostek samorządu terytorialnego oraz kilkudziesięciu obiektów różnego typu (obiekty sakralne, muzea i instytucje kultury, podmioty prywatne).
Ustalaniem przebiegu tras szlaku, zatwierdzaniem przynależności obiektów do szlaku oraz ich kategoryzowaniem (gwarantowane lub aspirujące), a także dodawaniem nowych obiektów zajmuje się Rada Programowo - Naukowa ds. Szlaku Piastowskiego powołana w roku 2011 przez marszałków województw wielkopolskiego i kujawsko-pomorskiego.
Poniżej znajdują się podstawowe informacje w zakresu organizacji szlaku, działalności ich koordynatorów oraz Rady.